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 Copier-coller des fiches entre
répertoires :
Cette fonction est disponible dans le
menu "Edit". Elle peut être réalisée
entre des répertoires ayant une organisation de
rubriques différente.
Le mode de fonctionnement est le
suivant : le contenu des rubriques est collé dans les
rubriques ayant le même libellé (nom) que celui
de la fiche copiée. Les accents et
majuscule-minuscule ne sont pas pris en compte dans la
comparaison des libellés de rubrique.
Le champ commentaire, ainsi que les
catégories et icônes sont également
copiés-collés dans la fiche . Si une
catégorie ou une icône de même nom
n'existe pas, celle-ci est automatiquement
créée.
Ces opérations peuvent
également être réalisées par
glisser-déposer.
Exporter des catégories et icônes
dans un répertoire :
Utilisez la fonction copier-coller une
fiche.
1 - Appliquez à une fiche les
catégories et icônes que vous voulez exporter
(max 8 catégories et 8 icônes).
2 - Copiez puis collez cette fiche
dans le répertoire de destination.
3 - Vous pouvez maintenant supprimer
la fiche que vous venez de coller, les catégories et
icônes ont été créées dans
le répertoire de destination.
Tris des colonnes de la liste :
Q : Comment afficher
les contacts triés dans l'ordre alphabétique
par nom ou par entreprise par exemple ?
R : Il suffit simplement de cliquer
sur l'en-tête de la colonne nom ou entreprise.
Si vous ajoutez ou modifiez un contact vous devez trier
à nouveau la liste pour que l'ordre d'affichage soit
correct.
La liste est automatiquement triée à chaque
ouverture du répertoire. Utilisez le menu
[Vue>Colonnes] pour définir la colonne
sélectionnée pour le tri.
Pour trier par ordre croissant ou décroissant,
cliquez sur la pyramide à droite de l'en-tête
des colonnes.
Tris multiples :
Le tri multiple est désormais
possible dans TopAddress. Le résultat de chaque tri
étant mémorisé, il suffit de cliquer
successivement sur les en-têtes de colonnes à
trier, dans l'ordre inverse de priorité.
Par exemple vous voulez trier par
"code postal", puis par "ville" : cliquez sur
l'en-tête "ville", puis sur "code postal".
Supprimer ou changer
l'ordre des colonnes de la liste :
Q : Je voudrais savoir
s'il est possible de supprimer certaines colonnes de la vue
en liste ?
R : Vous pouvez supprimer l'affichage
de certaines colonnes de la liste en utilisant le dialogue
"Définir la liste" à l'aide du menu
[Vue>Colonnes...].
Ce dialogue vous permet
également de modifier l'ordre d'affichage des
colonnes. Pour cela cliquez-tirez verticalement sur la
double flèche pour déplacer la colonne de
votre choix.
Astuce : Voir la fiche en mode liste seule
En mode vue liste seule, un
double-clic sur une ligne de la liste rend visible la fiche
correspondante.
Modifier l'ordre et
l'alignement des rubriques imprimées
Q : Comment
personnaliser l'impression des rubriques ?
R : La manière dont les
rubriques seront formatées à l'impression est
définie en cliquant dans "Mise en page des rubriques"
lorsque l'on paramètre un modèle
d'impression.
Dans la fenêtre de "Mise en page
des rubriques" apparaissent :
- à gauche la liste des rubriques de votre fiche
- à droite la prévisualisation de la rubrique
telle qu'elle sera imprimée.
Vous allez définir la mise en
page en choisissant rubrique par rubrique la
présentation que vous souhaitez appliquer.
- cliquez dans la colonne "imprimante" pour imprimer cette
rubrique
- cliquez dans la colonne "position" pour que cette rubrique
soit placée à gauche/centre/droite du bloc de
texte ou va s'imprimer la rubrique.
- cliquez dans la colonne "Retour à ligne" pour que
cette rubrique soit placée à la suite de la
rubrique précédente (par exemple nom et
prénom) ou dans la ligne suivante.
notes :
- cliquez-tirez sur les flèches verticales de gauche
pour modifier l'ordre d'impression des rubriques.
- la colonne comportant 2 rectangles permet de créer
une présentation en multicolonnes
- la colonne comportant des points permet de relier le texte
des rubriques par des "points de conduite".
Q : Je souhaiterai par
exemple imprimer sur la même ligne le titre
(libellé) de la rubrique téléphone
suivi du numéro de téléphone.
R :
1 - faites glisser la ligne "Téléphone
[libellé]" au dessus de la ligne
"Téléphone".
2 - dans cette ligne affichez l'icone "petite imprimante" et
masquez l'icone "Retour à la ligne".
3 - dans la ligne suivante (la ligne
téléphone") affichez les icones "petite
imprimante" et "Retour à la ligne".
La partie droite de la fenêtre
doit montrer immédiatement le résultat de la
fiche telle qu'elle sera imprimée.
Dupliquer les
modèles d'impression
Q : Comment dupliquer
un modèle d'impression d'un répertoire vers un
autre répertoire ?
R : Dans le répertoire
comportant le modèle à dupliquer, ouvrez le
dialogue "Organiser les modèles", sélectionnez
le modèle, puis utilisez la commande menu
[Edit>Copier le modèle] ou le bouton
[Copier].
Puis de la même manière
collez ce modèle dans le répertoire de
destination.
Astuce : vous pouvez utiliser cette
méthode pour dupliquer des modèles dans un
répertoire.
Simplement collez le modèle
dans le même répertoire et donnez lui un nom
différent.
imprimer
recto-verso
Q : J'essaie
d'imprimer un répertoire en recto/verso, mais la case
à cocher du dialogue de paramétrage
recto/verso de l'impression ne peut pas être
modifiée ?
R : L'impression recto/verso de
TopAddress n'est utilisable qu'avec un modèle
d'impression de répertoire comportant une seule page
de répertoire par feuille de papier. Vous devez donc
modifier ou sélectionner un modèle
correspondant à ce critère.
Note : vous pourrez peut-être
résoudre votre problème d'impression en
utilisant les options de Mac OS 10.2 qui permettent
d'imprimer plusieurs pages par feuille de papier.
Imprimer des images
eps
Q : J'essaie
d'utiliser sous OS9 un modèle d'impression comportant
des images eps. Ce modèle fonctionne correctement
avec OS X mais n'imprime rien avec OS 9.
R : Les images eps n'étant pas
supportées sous OS9, remplacez-les par des PICTS ou
des TIFFS.
Exporter une
sélection de fiches
Q : Comment faire pour
exporter uniquement certaines fiches d'un répertoire
?
R : Si vous utilisez la fonction
export dans la fenêtre répertoire, la
totalité des fiches sont exportées.
Pour exporter une sélection de fiches, vous devez
auparavent sélectionner ces fiches à l'aide de
la fonction "Recherche avancée", puis exporter le
résultat de la recherche en appelant la fonction
export dans la fenêtre de recherche
avancée.
Si nécessaire marquez les fiches à exporter
à l'aide d'une catégorie, puis recherchez
cette catégorie à l'aide de la recherche
avancée.
Numéroter par modem en insérant
des pauses
Vous pouvez insérer une pause
lors d'une numérotation par modem en plaçant
des virgules dans le numéro à composer. Une
virgule génère une pause d'une seconde en
général.
Ceci est très pratique
lorsqu'un serveur vocal vous demande d'insérer des
informations. Par exemple:
- le numéro
"123456789,,,,,4,8888" va composer le numéro de votre
correspondant "123456789" attendre 5 secondes, envoyer le
code "4", puis une seconde plus tard envoyer le code
"8888".
Affecter un thème
de couleurs à un répertoire particulier
:
Vous pouvez différencier les
répertoires en affectant à chacun le
thème de votre choix.
Pour cela commencez par choisir un
thème, à l'aide des préférences.
Puis dans le menu [Vue>Organisation de la vue...], cochez
l'option [Figer le thème de couleurs de cette
fenêtre] : le thème de couleurs courant sera
désormais utilisé pour cette fenêtre,
quelles que soient les préférences.
N'oubliez pas de rétablir
ensuite votre thème préféré
à l'aide des préférences.
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